従業員の退職は、企業にとって大きな痛手です。とくに優秀な人材の流出は、組織の生産性や競争力を著しく低下させる原因となるため、対策が求められます。
そこで注目されているのが、退職リスク分析の実施です。退職リスク分析を行うことで、企業は従業員の退職リスクを事前に把握し、適切な対策を講じられます。
本記事では、退職リスク分析の基本から具体的な進め方、その後の対策までをわかりやすく解説します。従業員の退職でお悩みの方は、ぜひ最後までお読みください。
退職リスク分析とは？
退職リスク分析とは、企業が従業員の退職に関するリスクを評価し、早期に対策を講じるためのデータ分析手法です。離職率の改善や退職コストの低減を主な目的としています。
近年、多くの企業が人材の確保や定着に苦戦しており、優秀な人材の流出は組織の生産性や競争力に大きな影響を与えます。退職リスク分析は、このような課題に対処するための有効な手段です。
具体的には、退職リスク分析によって以下のような効果が期待できます。
- 退職リスクの高い従業員の早期発見
- データ駆動型の意思決定
- 戦略的な人事施策の実施
退職リスク分析を活用すれば、従業員の満足度やエンゲージメントが高まり、優秀な人材の定着率が向上します。また、データに基づいた意思決定によって、効果的な人事施策を実施し、組織の生産性や業績の向上につなげることも可能です。
退職リスク分析を進める方法3ステップ
次に、退職リスク分析を進める方法を3つの手順で解説します。
- 定量的なデータを集める
- 定性的なデータを集める
- 2つのデータを組み合わせて分析する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1. 定量的なデータを集める
退職リスク分析を進めるうえで、まず重要なのが定量的なデータの収集です。定量的データとは、数値で表現できる客観的な情報を指します。具体的には、従業員の離職率、勤続年数、業務成績、給与水準などです。
たとえば、過去3年間の離職率の推移を見ることで、全体的な傾向や特定の部門での問題を把握できます。もし営業部門の離職率が他部門よりも突出して高い場合、その原因を探ることで改善策が見えてきます。
また、勤続年数と業務成績の関係性を分析すれば、優秀な人材が長期的に定着しているかどうかを確認可能です。優秀な従業員ほど早期に退職している傾向があれば、報酬体系や評価制度の見直しが必要な可能性があります。
2. 定性的なデータを集める
定量的なデータと並んで重要なのが、定性的なデータの収集です。定性的データとは、数値では表現できない従業員の意見や感情、職場環境に関するフィードバックなどの情報を指します。
具体的には、従業員インタビューやアンケート調査を通じて、従業員の生の声を集めることが効果的です。「職場の雰囲気が悪い」「上司とのコミュニケーションが不足している」といった意見を数値化することは困難ですが、退職リスクを理解するうえでとても重要な情報となります。
また、退職者への面談も効果的です。退職の理由を直接聞くことで、組織の問題点や改善すべき点が明らかとなります。「キャリアアップの機会が少ない」「ワークライフバランスが取れない」など、具体的な理由がわかれば対策を講じやすくなるでしょう。
このように、定性的なデータを収集・分析することで、従業員の本音に基づいた退職リスク分析が可能です。数値だけでは見えない問題が浮き彫りとなり、適切な対策の実施につながります。
3. 2つのデータを組み合わせて分析する
退職リスク分析の最後のステップは、定量的データと定性的データを組み合わせて分析することです。数値データから得られる傾向と、従業員のフィードバックから得られる具体的な理由を照らし合わせることで、問題の根本原因を特定できます。
たとえば、ある部門で高い離職率が示されており、そこで働く従業員から「仕事の負担が大きい」という定性的なフィードバックがあったとします。その場合、部門の業務プロセスや人員配置に問題があるかもしれません。数値だけでは見えなかった課題が、従業員の声を通じて浮き彫りになるのです。
また、定量的データで示された傾向が、定性的データから得られた理由によって裏付けられることで、より確かな分析結果を得られます。たとえば、勤続年数が短い従業員が多い部門において「キャリアアップの機会が少ない」という不満の声が多ければ、その部門での人材育成の仕組みを見直す必要があるでしょう。
退職リスク分析後にすべきこと
では、退職リスクの高い従業員に対して、企業は何をすべきなのでしょうか。ここでは、退職リスク分析後にすべきことを3つ紹介します。
- フォローアップ面談を実施する
- 残業時間を抑えるように指示する
- 部署の配置転換などを検討する
フォローアップ面談を実施する
退職リスク分析を行ったあとは、従業員の退職リスクを軽減するためにフォローアップ面談を実施することが重要です。面談を通じて、従業員の不安や不満を直接聞き取れば、意見や感情を理解できます。
たとえば、ある従業員が「キャリアアップの機会が少ない」という不満を抱えていたとします。フォローアップ面談では、従業員に対して今後のキャリアプランについて話し合うことが可能です。
会社としてどのような支援ができるのか、具体的な研修やプロジェクトへの参加など、従業員のキャリア開発に向けた取り組みを提案することで、不満の解消につなげられるでしょう。
残業時間を抑えるように指示する
長時間労働は従業員の心身の健康を損なうだけではなく、仕事とプライベートのバランスを崩す原因となります。そのため、残業時間を抑えるように指示することが重要です。
たとえば、常態化した残業により、従業員は家族との時間を十分に取れなくなったり、趣味や自己啓発の機会を失ったりする可能性があります。その結果、従業員のモチベーション低下や職場への不満につながり、退職リスクを高める要因となります。
管理職は、部下の残業時間を適切にコントロールし、業務の効率化を図ることが重要です。具体的には、業務の優先順位を明確にしたうえで、適切な人員配置を行い、チームメンバー間で協力し合える環境を整えましょう。
残業が発生する原因を分析し、業務プロセスの見直しや従業員のスキルアップを図れば、生産性の向上も期待できます。
部署の配置転換などを検討する
部署の配置転換は、従業員が新たな挑戦や成長の機会を得る手段として有効です。新しい環境に身を置くことで、従業員は自身のスキルや能力を再認識し、モチベーションを高められます。
たとえば、営業部門で長年働いてきた従業員をマーケティング部門に異動させると、これまでとは異なる視点から自社の製品やサービスを捉えられます。
また、特定の部署でストレスや不満が高まっている場合、その従業員をほかの部署に移すことで、新しい環境でのモチベーション向上が期待できるでしょう。
ただし、配置転換を行う際には、従業員の適性やキャリアプランを十分に考慮しなければなりません。単なる問題の先送りではなく、従業員の成長と組織の発展につながる戦略的な人員配置が重要です。
退職リスクの高い従業員をいち早く発見する方法
退職リスクの高い従業員は、なるべく早く発見して対策を講じることが重要です。ここでは、退職リスクの高い従業員をいち早く発見する方法を3つ紹介します。
- データ分析とモニタリングを行う
- ストレスチェックで従業員のメンタルヘルスを把握する
- エンゲージメントサーベイを実施する
データ分析とモニタリングを行う
退職リスクの高い従業員を早期に発見するためには、勤続年数や出勤状況を定期的にモニタリングし、異常値を見逃さないことが重要です。
具体的な方法としては、まず人事データを活用して、全従業員の勤続年数や出勤状況を一覧化します。そして「勤続3年未満で月間欠勤日数が3日以上」のように一定の基準を設けて、アラートを設定しておきましょう。
アラートに引っかかった従業員に対しては、上司が個別面談を実施します。仕事の悩みやストレス、プライベートな問題など、退職につながる要因がないかを丁寧にヒアリングすることが重要です。
とくに、遅刻や欠勤が目立つ従業員は要注意です。ストレス負荷により会社に行く意欲が薄れていたり、モチベーションの低下や職場への不満から出勤を渋っていたりするケースもあります。
ストレスチェックで従業員のメンタルヘルスを把握する
定期的なストレスチェックを活用し、従業員のメンタルヘルス状態を把握することも重要です。ストレスチェックとは、労働安全衛生法に基づき、年1回以上実施が義務付けられている調査で、従業員のストレスレベルや心理的な負担度合いを測定できます。
ストレスチェックが重要な理由は、メンタルヘルス不調が退職リスクを高める大きな要因であるからです。過度なストレスを抱えている従業員は遅刻や欠勤が増え、退職につながるリスクが高くなります。
ストレスチェックを通じて、従業員のメンタルヘルスの状態を定期的に確認し、問題の早期発見と対応を心がけましょう。
エンゲージメントサーベイを実施する
エンゲージメントサーベイとは、従業員のエンゲージメント（仕事への熱意や会社への帰属意識）のレベルを測定するための調査です。従業員のエンゲージメントスコアを把握し、低いスコアを示す従業員を特定できます。
低いエンゲージメントは、退職リスクの高さを示唆するサインです。早期に対処することで、離職の防止につながります。
エンゲージメントサーベイを行う方法としておすすめしたいのが、ミキワメウェルビーイングサーベイです。従業員の性格と心理状態を可視化し、AIが適切なマネジメントやケア方法を提示します。その結果、エンゲージメントが向上し、離職・休職を予防できます。
退職リスクの高い従業員を早期発見する仕組みづくりが重要！
企業にとって従業員の退職は大きな痛手となります。退職リスクの高い従業員をそのままにしておくと、生産性が低下したり、突然の離職により業務に支障が出たりするおそれがあります。
退職を未然に防ぐためには、日ごろから従業員の状態をチェックできる仕組みづくりが欠かせません。定期的なコミュニケーションやフィードバックの場を設けることはもちろん、データに基づいた分析も重要です。
ミキワメウェルビーイングサーベイを活用すれば、従業員の満足度やストレスレベルを可視化し、退職リスクを早期に察知できるようになります。組織の健康診断ともいえるサーベイを実施することで、退職リスクの高い従業員を発見し、適切なフォローを行えるでしょう。
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