降格人事とは？意味や具体的な実施方法・注意点を解説

降格人事とは、社員の役職や職位などを引き下げることを言います。
降格によって給与にも影響があることが多く、社員のモチベーションもダウンするため、実施する企業は十分に配慮しなければなりません。
この記事では、降格人事の意味や、実施する際の判断基準・注意点などについて詳しく解説します。

降格人事とは何か
降格人事の2つの種類
- 人事降格
- 懲戒処分
降格人事での処分
降格人事を実施するおもな理由
降格人事を行う手順
降格人事の伝え方のポイント
- 文書で正式に通知する
- 降格人事の理由を明確に伝える
認められない降格人事の例
降格人事でトラブルを避けるために
まとめ

降格人事とは何か

降格人事とは、社員の役職・地位を今よりも下げることです。とくに社員の異動を実施する時期には、状況によって降格の検討が必要なケースもあるでしょう。

役職が変わると、役職手当がなくなる・給与が減るなど、社員の待遇が変化することもあります。企業では、時として避けられないのが降格人事ですが、あまりにルールばかりに縛られると、社員のモチベーションを低下させ、職場環境が悪くなるおそれがあるため注意しなければなりません。

降格人事の2つの種類

職場全体に悪影響を及ぼすことがあるため、できるだけ避けたい降格人事ですが、以下のような2つのケースでは、対応せざるを得ない場合もあります。

人事降格

人事降格とは、役職に必要とされるスキルや能力が、その社員にないと考えられる場合に行われる人事です。企業が社員と結んでいる労働契約に基づき、企業の権利として認められています。
また、役職に就いてからの社員の実績や経験などをもとに、その社員は不適当と判断されたときにも適用されることがあります。

なお、人事降格には、役職を下げる「降職」と、給与を下げる「降級」の2つがあります。

懲戒処分

懲戒処分とは、社員が義務や責務を果たさない場合や、規律に違反した場合にとられる措置です。無断欠勤や犯罪行為・情報漏洩などが該当します。
違反の内容によっては、懲戒処分による降格だけでは済まされず、やむを得ず退職となるケースもあります。

懲戒処分は、企業の「懲戒権」に基づいて行われるものです。
なお、懲戒処分とする場合は、処分に該当した行為や就業規則上のどの部分に当たるのかを明確に社員へ伝えなければなりません。

参考：降格人事は許される？実施するときの方法とポイントを紹介 | オンライン研修・人材育成 – Schoo（スクー）法人・企業向けサービス

降格人事での処分

降格人事を実施する際には、該当する社員に対して何らかの処分が為されることになります。その内容は大きく以下の3つに分けられます。

役職の変更

役職の変更とは、企業における「社長」「部長」「課長」などの役職から、下の立場に降格する処分で、一つ下の役職へ引き下げられるのが一般的です。
役職が変更すると、仕事の内容や役割が変わる場合もあります。

減給

減給には、「降職」と「降級」の2パターンがあります。

降職の場合、役職手当が変化して給与の総額が減る可能性はありますが、基本給については、必ずしも減額になるわけではありません。
また、減給の限度額などは定められていませんが、懲戒処分での減給は労働基準法第91条によって定められています。

降級では、社員の給与等級そのものが引き下げられるため、基本給の減額となるケースが多いでしょう。
基本給の減額は、労働者にとって不利益になりうるため、とくに明確な説明が必要です。
社員の同意を伴わない減額は無効となるため、慎重に行いましょう。

出向・異動

職種の変更を伴う異動や、所属の企業に在籍したまま他の企業で労働を行う出向がなされることもあります。異動には減給を伴うケースが多いです。
なお、出向に関しては、事前に社員の同意が必要な点に注意しましょう。

降格人事を実施するおもな理由

社員にとって不利益となる降格人事は、正当な理由がない限り実施はできません。それでは、どのようなことが起きたときに検討すべきなのでしょうか。

ハラスメントなどの問題行動

該当の社員が他の社員に対して、パワーハラスメント・セクシャルハラスメント・マタニティハラスメントなどのハラスメント行為や、問題行動を起こした場合、降格人事の対象となります。
ただし、会社の消耗品の盗難や横領などの犯罪行為については、降格人事ではなく懲戒解雇などの厳しい措置が取られる場合もあります。

勤務態度

懲戒処分にするほどではなくても、勤務態度に問題点があり、企業側が再三指摘しても改善が見られなければ、降格人事が認められます。
無断遅刻や無断欠勤が多かったり、勤務中の態度に問題点があったりして、指摘を続けてもよくならない場合も対象です。
該当社員に対して指導をした日付や内容について、できるだけ詳細に証拠・記録を残しておきましょう。

能力不足・成績悪化

昇格する際に会社側が設定した、個人の目標管理や予算などを達成できない期間が長く続いたり、営業成績の著しい低下が見られたりする場合には、企業はその役職が妥当でないことを主張できます。

配置の転換

配置転換をした場合、配属先での状況に応じて、スキルアップ期間を設けるため、一時的にこれまでよりも下位の役職を与える、実質的な降格措置をとることがあります。

配属先でのトラブル防止の意味合いであることがほとんどですが、対象の社員にはあらかじめ理由を説明し、納得してもらわなければなりません。

降格人事を行う手順

一般的には、以下の手順に沿って降格人事を実施します。

1. 客観的事実の調査・内容の検討

問題の事柄について事実や現状を調査し、原因を突き止めます。
浮かび上がった事実について、本当に降格人事をする必要があるか、またどのような処分が妥当であるかについても確認しましょう。

2. 本人の話を聴く

状況を確認し、該当の社員に弁明の機会を与えます。
弁明の内容から、改善の余地があるかも検討します。

3. 降格人事の内容を検討する

実施する降格人事の内容を検討します。
具体的には、役職の変更を行うのか、給与の引き下げを行うかなどです。

4. 降格人事の内容を本人に伝える

処分内容が決定したら、処分の1～2週間前には本人に通知します。
面談を設け、具体的な処分内容や理由を伝えましょう。
併せて、文書でも通知します。

降格人事の伝え方のポイント

本人に降格人事の決定内容および理由を伝える際、できるだけ該当の社員とのトラブルを避けるためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

文書で正式に通知する

降格人事が決定したら、本人に必ず文書で通知します。
口頭で伝えるだけでは内容が伝わりにくく、特に複雑な内容では「言った」「言わない」の水掛け論に発展するリスクも考えられます。
通知を文書で渡しておくことで、後になってからでも本人が見直すことが可能です。

なお、文書を渡す時には、本人が決定の重要性を感じ取れるよう、真摯な態度で臨みましょう。

降格人事の理由を明確に伝える

対象となる社員に、降格人事の明確な理由を伝えなければいけません。
降格は、社内で該当社員の評価を著しく下げることは避けられず、本人にとっては非常に不利な措置です。社内でもこれまでより評価を得にくくなるかもしれません。

そのため、理由を明確に伝え、本人が納得した上で今後も仕事ができるよう十分に配慮しましょう。

認められない降格人事の例

降格人事は、会社の権利だけで行うものではなく、社会通念上も措置が妥当であるかが大切です。以下の点を満たしていなければ認められません。

就業規則に明記されていない

降格人事の判断基準は、就業規則に明記されている必要があります。管理者や人事が勝手に降格や乱用をすることは認められません。
「気に入る」「気に入らない」がメインの判断基準とならないよう、根拠となる規定がなければ実施できないのです。

就業規則上のルールに妥当性がないにも関わらず、強引に降格人事を行っても、社員が訴えればその処分は無効となります。

本人の同意がない

給与の引き下げは、本人の生活にも直結する重要な事項であり、必ず本人の同意が必要です。
そのため、降格人事で給与が下がる場合には、事前に本人に丁寧な説明を実施し、書面上でも同意を得ておきましょう。

性別を理由とした降格人事

日本では「男女雇用機会均等法」が定められており、職場での待遇や雇用において性別の差があってはなりません。
降格の条件に性別差を設けたり、優先順位をつけたりすることも禁止されています。

人事権の乱用

企業側は、その降格人事が、人事権の乱用に該当しないかを判断する必要があります。
社員が、その役職に就いていることが本当に不適切なのか、なぜ処分が必要なのかなど、降格処分の理由を明確に説明できなければ行うことはできません。

重すぎる懲戒処分

社員の規律違反行為など、実際に起きた事実の程度よりも処分内容の方が重い場合には、降格人事は無効となります。
処分の原因となった行動と照らし合わせて、処分が重すぎないかを検討しましょう。

降格人事でトラブルを避けるために

降格人事は、対象の社員にとっては精神的に大きなダメージを与えるものです。
また、理由がなく正当性を説明できない場合には、違法となる可能性もあります。
トラブルを起こさないためにも、注意点について知っておきましょう。

降格人事を行う前に指導を行う

突然その処分を決定するのではなく、段階的に注意や指導を行うことが絶対の条件です。
社員の能力不足に起因する降格人事を行う際は、該当社員に対して適切に指導や研修・注意を行えば、改善ができる可能性も十分にあります。
それでも降格人事が必要と判断される場合は、事前に適切な注意や指導をしていた事実があれば、正当性も認められやすくなります。

降格人事の根拠を説明できるようにしておく

企業は、どんな理由で降格となってしまったかについて、対象となる社員に明確に説明ができるよう、事前に証拠や根拠を収集しておきましょう。
降格人事を行ったことが、社会の常識として妥当でなければ、訴訟などのトラブルに発展する事態も考えられます。
対象となる社員の行動履歴を本人や他の社員にも聞き取り、データや書面で残しておきましょう。

社員のモチベーション低下に注意する

降格人事を行うと、対象の社員のモチベーションの変化が避けられないのは言うまでもありません。
自分に原因があるとはいえ、役職や給与が引き下げられれば、やる気や仕事に向かう気持ちが、大きく低下してしまうでしょう。
そこで企業は、降格人事後しばらくの間は、対象の社員を見守り、フォローできる体制を取る必要があります。

また、1人の社員への対応が、他の社員の気持ちにも影響を及ぼすケースも少なくありません。
実際に降格人事が行われれば他人ごとではなく、何かのきっかけで自分にも降りかかる可能性があるからです。
社員の積極性やチャレンジ精神を失い、ポテンシャルを発揮できない社員が出てくるかもしれません。会社の対応に疑問を持つ社員もいるでしょう。

このように降格人事を行うことは、会社全体のモチベーションに影響するおそれもあるため、ルールにきっちりと沿い過ぎず、バランスの取れた柔軟な対応が求められます。