最近よく聞く言葉として「リプレイス」が挙げられます。
本記事ではリプレイスの概要や種類、手順、依頼先選定のポイントなどについて詳細に解説します。IT系の知識がない方でも理解できるようかみ砕いて解説していますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
リプレイスとは
リプレイス（replace）とは日本語で「交換・置換」という意味で、IT分野では「古いシステム・破損したシステムを新しいシステムに換える」ことを指します。
IT分野の進歩スピードは非常に速く、数年単位でシステムの新旧が変わってきます。古いシステムのままだと作業スピードが落ちてしまったり、取引先のシステムに対応できない可能性があります。このような問題を解決するために、旧システムやソフトウェアの問題点の解消を目的として、リプレイスを行います。
リプレイスのタイミング
リプレイスするまでの期間として、「システム使用開始から5年」が一つの目安です。なぜなら、税法上の電子機器の耐用年数（減価償却期間）が5年だからです。実際に5年経過すると、より高性能で時代のニーズに沿ったシステムが必要になるでしょう。
また、システム提供会社の都合でリプレイスするケースもあります。
システムの構成要素はOS・ハードウェアなど多岐に渡ります。提供会社によってシステム更新のタイミングも異なってくるため、タイミングが悪いと短期間で複数回のリプレイスを実施するケースも生じてきます。必ずしも自社都合でのみリプレイスが生じてくる訳ではない点は、留意しておきましょう。
主なリプレイスの種類は4つ
リプレイスは方式によって下記の4種類に分かれてきます。
- 一括移行方式
- 段階移行方式
- 並行移行方式
- パイロット方式
一括移行方式
現在使用中のシステムを一気に新しくします。短期間でリプレイスを完了できるため、時間・コストを抑えることが可能です。古いシステムはそのまま残せるので、トラブルで移行を失敗しても、すぐに元のシステムに戻すことができます。
段階移行方式
段階を踏み、少しずつ、部分的に変更を行っていきます。すべてのリプレイスを完了させるまでに時間を要しますが、1回あたりの作業時間を抑えられる点が段階移行方式のメリットです。作業量が少ない分、トラブルも生じにくいです。コツコツと長期的にリプレイスを進めたい際に最適な方式と言えるでしょう。
並行移行方式
並行移行方式では、まず旧システムと新システムを一定期間同時に動かします。新システムの異常なしを確認できたら全面的に移行するのです。2つのシステムを同時に動すため、サーバーへの負荷が重くなります。しかし、比較検証できる点が、この方式のメリットです。
パイロット方式
パイロット方式では、まず、一部限定で新システムへの切り替えを行います。特定部門で試用後、全面的な移行を実施します。もしトラブルが発生した場合でも、影響を最小限に抑えることが可能です。一括移行方式で進めるには少々リスクが高い場合に、パイロット方式がよく利用されます。
リプレイスを進める手順
リプレイスはおおまかに下記の流れに沿って進めていきます。
- 予算を確保する
- 新しいシステムや実装したい機能を決める
- リプレイスの計画を立てる
- 移行データを整理する
- リプレイスのリハーサルを行う
- リプレイスを実施する
1.予算を確保する
欲しい要件をすべて満たすと予算が膨らんでしまいます。
まず予算を確保してから、要件や仕様について検討しましょう。
2.新しいシステムや実装したい機能を決める
次にどのようなシステムや機能を実装したいか要件を定めます。今のシステムで何ができて、何を改善すべきなのかを明確にしましょう。「リプレイスしたけど必要な要件が満たされなかった」という事態は絶対に防ぎましょう。改善点を新システムでどのように補うのかをきちんと考えましょう。
3.リプレイスの計画を立てる
要件がまとまったら、リプレイスの移行計画を立てます。工程や移行期間、予想されるトラブルやその対策などを詰めていきます。後で計画内容の食い違いが生じないよう、都度確認をすることが重要です。また、移行するデータの範囲もこの時点で大方決めておきましょう。
4.移行データを整理する
次に移行するデータを整理します。事前に整理することで、システム移行後のデータが行方不明になる事故を防げます。また、重要データの移行が漏れてしまうと、業務全体に支障が生じていまうこともあるでしょう。
また古いシステムと新システムでデータ表示が異なるケースも多く見られます。形式を整えずにそのまま移してしまうと、データが破損しかねません。必ず事前に確認しましょう。
5.リプレイスのリハーサルを行う
一部システムで事前リハーサルをします。いきなり本格移行に着手すると、大きなトラブルが生じた際に大幅に工程が遅れてしまいます。被害を最小限にするためにも、リハーサルは必ずしましょう。
6.リプレイスを実施する
リハーサルで問題なければ、実際にリプレイスを進めていきます。リプレイス完了後にトラブルが生じないか、一定期間チェックすることも必須です。
リプレイスの注意点
リプレイスを始めるまえの注意点として、下記があります。
- 要件定義を明確に定める
- スケジュールやコストを十分に検討する
- 社員の教育（ノウハウのマニュアル化）
- 既存システムとの連携も考慮する
自社で行うのが難しければ「システム開発会社」へ依頼する
自社でのリプレイスが困難な場合は「システム開発会社」に依頼しましょう。ITの専門集団ですので安心して任せることができます。
ただし、秘密保持契約を結ぶなど、情報漏洩には注意をしてください。少数ではありますが、社外秘データを不正に取得する会社も存在します。
例えば2012年に起きたキャッシュカード偽造事件では、NTTデータの業務委託先社員が逮捕されました。彼はSE（システムエンジニア）で内部事情に詳しく、専門知識を悪用して不正ツールを作成したのです。
参考：2012年のキャッシュカード偽造事件、ITベンダーが突かれた盲点とは | 日経クロステック（xTECH）
システム会社を選ぶポイント
依頼先のシステム会社を選ぶ際は下記のポイントを必ず確認しましょう。
- 事前確認から計画実行まで同じ担当者がつく
- 対応可能な作業範囲をはっきり提示する
- リプレイス後のサポートにも対応している
- 同じシステムのリプレイス実績がある
- 工数増加時の費用
事前確認から計画実行まで同じ担当者がついてくれる
事前確認・計画実行の担当者が別だとコミュニケーションミスで情報が正しく伝達しない可能性があります。スムーズにリプレイスを実行するためにも、同じ担当者が最後までついてくれた方が安心です。
対応可能な作業範囲をはっきり提示してくれる
対応可能な作業範囲を明示してくれる会社は信頼できます。人員や工数を踏まえた上で客観的な判断をするシステム会社のほうが、リプレイスを計画通りに進めやすいです。
反対に、すぐに「要望通りにすべて作業を対応します！」と言うところは、担当者がノルマに追われて無理に案件を獲得している可能性がありますので、サービスの質が低い可能性があります。気をつけましょう。
リプレイス後のサポートにも対応している
リプレイス完了後のサポートにも対応しているか確認しましょう。リプレイス後のサポートが有料の会社も少なくありません。依頼前に、サポートの有無と対応範囲を具体的にチェックしてください。
同じシステムのリプレイス実績がある
自社で利用しているものと同じシステムの実績があるとベストです。リプレイス時の注意点やトラブルを把握できている可能性が高いためです。依頼前にリプレイス予定のシステム名を伝え、実績があるか確認しましょう。
工数増加時の費用
リプレイスでは予期せぬシステムトラブルはつきものです。工数増加時の追加費用についても要チェックです。追加費用が高いと予算を圧迫しかねません。可能であれば無料でトラブル対応をしてくれる開発会社を選んだ方がよいでしょう。
リプレイスと混同しやすい用語
リプレイスと混同しやすい用語として「マイグレーション（migration）」と「更改」という用語が挙げられます。
マイグレーション
マイグレーションとは日本語で「移行・移動」という意味で、既存システム・ソフトウェアを、別のシステムや環境に移すことを指します。
リプレイスが、一部の古いシステムを置き換えるに留まるのに対し、マイグレーションはシステム全体を別の環境に移行します。
システム更改
更改とは「昔の決まり事やルールを新しい内容に更新すること」です。システム更改は「システムを見直し必要に応じて構築し直すこと」を意味します。リプレイスの方がより現場目線の用語といえるでしょう。
まとめ
ITツールやWebシステムをビジネスで活用するのが当然となった現代では、リプレイスを行う機会も必然的に増えてきます。
これまではIT業界や技術者が専門的に対応してきたケースが多かったですが、これからは一般社員もリプレイスに参画する機会が増えてくるでしょう。本記事で解説した内容を参考にしてもらい、リプレイスの全体像を把握してもらえたら幸いです。
参考：システムのリプレースとは？意味と目的＆置き換える理由を解説 | Web制作会社・システム開発会社を探すなら「比較ビズ」
参考：システムリプレイスの進め方｜7つの手順を詳しく解説 | おしえてレディくる
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