1on1ミーティングの質を左右するのは、当日の対話スキル以上に「事前の準備」です。準備不足の1on1は、目的の不透明な雑談や進捗確認のみの事務的な時間に陥り、双方にとってコストとなりかねません。
成果の上がる1on1を実現するためには、上司・部下双方がアジェンダを共有し、心理的安全性を確保するための環境を整えることが不可欠です。
本記事では、1on1を効果的におこなうための準備を、上司・部下それぞれの立場で徹底解説。明日からすぐに使える事前準備テンプレートや、沈黙を防ぐトークテーマもあわせてご紹介します。
1on1とは？目的と注目される背景
1on1とは、上司と部下が1対1で定期的におこなう対話です。その目的は部下を管理・評価することではなく、育成・支援を通じて部下のパフォーマンスを最大化させることにあります。
現代のマネジメントで1on1が重視される背景には、働き方の多様化や激しい市場変化があります。個々の能力をいかに引き出し、エンゲージメントを高めるかが組織の勝敗を分ける要素となっており、そのための手段として1on1が注目されているのです。
しかし、行き当たりばったりの対話を繰り返すだけでは、部下からの信頼を損なうだけではなく、組織としての成長機会を逃すことにつながります。貴重な1on1の場を形骸化させないためには、計画的な準備を徹底しましょう。
1on1を効果的におこなうための準備【上司側】
1on1を通じて部下のパフォーマンスを最大化するために、上司に求められる準備は次の5つです。
それぞれ解説します。
実施日時と場所（環境）を確保する
1on1の実施前には、まず実施日時と場所を確保する必要があります。特に、対話の内容が周囲に漏れない環境を確保することは、心理的安全性を保つための絶対条件です。
会議室の予約はもちろん、オンライン実施の場合は背景や通信環境、周囲の騒音への配慮が欠かせません。
「誰にも聞かれない」という安心感があってはじめて、部下は深刻な悩みや本音を口にできるようになります。
実施目的を再確認し傾聴に徹する
冒頭で述べたように、1on1をおこなう目的は上司が部下を管理・評価することではありません。上司には評価者ではなく、部下の成長を促す支援者としてのマインドセットを持ち、傾聴に徹する姿勢が求められます。
1on1中はPCの通知を切り、相手の目を見て話を聞く準備を整えてください。特に、傾聴の3大スキルである「うなずく」「あいづちを打つ」「相手を見る」を意識することで、部下は「上司に尊重されている」と感じ、すすんで自己開示をおこなうようになります。
前回の「ネクストアクション」と議事録を確認する
1on1を始める前に、前回決定した「ネクストアクション」と議事録を必ず振り返りましょう。過去の対話内容を把握しておくことは、1on1を単発のイベントで終わらせず、「点」から「線」のマネジメントへと進化させるために不可欠だからです。
具体的な議事録の内容を話題に織り交ぜれば、スムーズに本題に入れるだけではなく、部下は「自分の話を大切にされている」という安心感を抱きます。
また、決めたアクションの進捗を毎回確認するフローを定着させれば、部下自身のPDCAサイクルが回り、成長速度も飛躍的に高まるでしょう。
部下に合わせて話し方を変える
1on1の前には、部下の性格や特性に応じてアプローチを微調整する準備も必要です。
結論から端的に話すことを好むタイプもいれば、共感をベースにした対話を求めるタイプも存在するため、部下によって話し方を変えることで、その人の本音をより引き出し、信頼関係を築きやすくなります。
たとえば「ミキワメ マネジメント」のような支援ツールを活用し、部下の性格タイプを事前に確認しておくことで、コミュニケーションのミスマッチを最小限に抑えられます。
フィードバックがある場合は「SBI型」で整理しておく
部下に対して耳の痛いフィードバックを伝えるときほど、客観的な事実に基づく「SBI型」での事前整理が必要です。
感情的な批判は部下の反発を招く一方、事実に基づく指摘は納得感を生み、具体的な行動改善を促します。
たとえば「資料の提出がいつも遅い」と抽象的に叱責するのではなく、以下のように要素を分解して整理してください。
| 要素 | 内容 | 具体例 |
|---|---|---|
| Situation（状況） | いつ、どこで | 昨日のA社向け提案資料の締め切りにおいて |
| Behavior（行動） | どのような言動があったか | 提出が予定より2時間遅れ、内容にも数値の誤りがあった |
| Impact（影響） | それによってどのような影響が出たか | 私（上司）の最終確認が間に合わず、会議の開始を15分遅らせることになった |
このように具体化すれば、部下は人格を否定されたと感じることなく、自分の行動が引き起こした結果を冷静に受け止められます。
次はどうすれば同じミスを防げるかという、建設的な対話へスムーズに移行できるでしょう。
出典：SBIモデルで変わる！効果的なフィードバックの進め方 – 企業研修、ITDX人材育成ならBasisPoint Academy
1on1を効果的におこなうための準備【部下側】
1on1の主役は部下であり、その時間を最大限に活かすためには上司からの「事前の働きかけ」が重要です。部下に対して何を準備すべきかを明確に伝えていないと、対話は受動的な報告に終始し、貴重な時間が形骸化してしまいます。
部下が主体性を持って対話に臨めるよう、以下の3点を準備するよう促しましょう。
それぞれ解説します。
この時間の「ゴール（解決したいこと）」を明確にする
部下には事前に、当日の1on1における「ゴール（解決したいこと）」を明確にしてもらいます。
アドバイスがほしいのか、決裁を求めているのか、あるいは単に話を聞いてほしいだけなのか。部下がその日の1on1で持ち帰りたいことが明確になれば、対話の迷走を防げます。
目的を持たず参加する習慣をなくすことで、部下・上司双方にとって1on1の満足度が劇的に高まるでしょう。
話したいテーマ（アジェンダ）を事前に共有する
部下には1on1で話したいテーマ（アジェンダ）を事前に共有させるフローを構築しましょう。当日になってから「何を話そうか」と考える時間は、特にリモート環境では沈黙のストレスを生む原因となります。
箇条書きのメモでも構わないため、事前にトピックを送ってもらうことで、上司側も適切な回答やフィードバックを準備する余裕が生まれます。こうした「対話の土台」を事前に作ることで、当日は深い議論に集中できるでしょう。
たとえば「ミキワメ マネジメント」の事前入力機能を活用すれば、この共有プロセス自体を仕組み化でき、部下の負担感が軽減されます。
現在のコンディション（心身の状態）を言語化しておく
部下には、業務進捗の背景にある現在のコンディション（心身の状態）を振り返り、必ず事前に共有するよう依頼してください。
単に「元気です」という報告ではなく、「最近よく眠れているか」「モチベーションの源泉に触れる業務ができているか」といった主観的な情報を整理してもらうことが大切です。
自身の状態を客観的に捉えることは、メンタル不調の早期発見だけではなく、自律的なキャリア形成にもつながります。
【コピペOK】会話が弾む「1on1事前準備シート」テンプレート
1on1の質を劇的に高める秘訣は、準備のハードルを極限まで下げることです。準備が「大変な作業」になってしまうと、多忙な現場では継続が難しくなり、結果として形骸化を招きます。
以下に紹介するテンプレートとアジェンダ例を標準化することで、準備時間を最小限に抑えつつ、対話の質を最大化できます。社内の共通言語として活用し、上司・部下双方が迷わない仕組みを構築しましょう。
【テンプレート】5分で埋まる1on1事前準備シート
| 話すこと | 記入例 |
|---|---|
| 直近のコンディション（10点満点中）： 点 | 8点。心身ともに健康だが、タスク過多で少し焦りがある。 |
| 前回のネクストアクションの進捗： | 提案書のブラッシュアップ：8割完了。現在社内レビュー待ち。 |
| 今回のメインテーマ（話したいこと） | A社プロジェクトの進め方と、リソース配分の相談。 |
| 上司に期待すること（アドバイス、承認、ただ聞いてほしい等） | アドバイスがほしい。具体的な優先順位の付け方を相談したい。 |
| その他共有事項 | 来月の有給取得予定（15日〜17日）の共有。 |
事前にこれだけの情報が揃っていれば、接続直後から本質的な対話に入ることが可能です。情報の非対称性が解消され、限られた時間で成果の上がる1on1が実現します。
1on1での沈黙を防ぐ【状況別】トークテーマ一覧
事前準備シートでメインテーマが決まらない場合や、時間が余ってしまったときのために、具体的なトークテーマを用意しておくと安心です。テーマをあらかじめストックしておくことで、沈黙による気まずさを防ぎ、対話の奥行きを広げられます。
ここでは、以下3つの状況別に効果的な問いかけの例を紹介します。
関係構築・アイスブレイクのためのテーマ例
信頼関係が十分に築けていない段階では、心理的距離を縮めるための対話が有効となります。業務以外の「人となり」に触れることで、本音を話しやすい土壌が整うからです。
具体的には、次のような正解のない問いかけをおこないましょう。
- 「最近、仕事以外で夢中になっていることは？」
- 「今の仕事のコンディションを天気に例えると？」
- 「最近、一番嬉しかったことは？」
こうした対話を通じて上司が自己開示をおこない、受容的な姿勢を示すことで、部下の心理的安全性が確保されます。
強固なラポール（信頼関係）の構築は、あらゆるマネジメントの土台として機能するはずです。
成長・キャリア支援のためのテーマ例
部下のエンゲージメントを高めるには、現在の業務と将来のキャリアを結びつける支援が欠かせません。日々の作業に追われる中で見失いがちな「目的意識」を再確認させる必要があるからです。
たとえば、次のような問いかけが有効です。
- 「今後1年で、どのようなスキルを身につけたい？」
- 「今の業務で、一番やりがいを感じている部分は？」
- 「数年後、どのような役割を担っていたい？」
対話を通じて部下のモチベーションの源泉を理解することで、より適切な役割付与やストレッチな目標設定が可能となります。
本人の成長を支援する姿勢を明確に示すことは、組織へのロイヤリティ向上にも直結する重要なプロセスです。
業務課題・戦略のためのテーマ例
現場のボトルネックを解消し、成果を加速させるためには、具体的な業務課題への踏み込みが求められます。部下が一人で抱え込んでいる悩みを取り除き、リソースを最適化することがマネージャーの役割だからです。
具体的には、次のようなヒアリングをおこないましょう。
- 「今、業務を進める上で一番のハードルになっていることは？」
- 「チームをより良くするために、改善できると思う点は？」
- 「私のサポートで、足りないと感じていることはある？」
現場の生の声から戦略の微調整をおこなうことで、組織としての実行力は飛躍的に高まります。上司は答えを押し付けるのではなく、部下の気づきを促す「鏡」の役割を果たすよう努めてください。
1on1の進め方をステップごとに解説
1on1の事前準備ができたら、当日は以下の4つのステップで進めていきましょう。決められた型に沿って対話を進めることで、脱線を防ぎ、限られた時間のなかで最大限の成果を引き出せます。
流れるような進行が、部下の満足度を高めるポイントです。ここからは、それぞれのステップについて解説します。
1. チェックイン（アイスブレイクと状態確認）
まずは「チェックイン」をおこない、場を温めると同時に、部下の現在の状態を把握します。
いきなり本題に入るのではなく、準備シートに記載されたコンディションについて「最近の調子はどう？」と軽く触れることから始めてください。
このステップの目的は、部下がリラックスして話せる心理的安全性を確保することです。上司側は受容的な姿勢を示し、部下の言葉を否定せずに受け止める「聴く（傾聴）」のスタンスを徹底しましょう。
2.前回のアクションの振り返りと確認
前回の1on1で決めた「ネクストアクション」がどうなったかを確認します。過去の約束を振り返るプロセスは、1on1に継続性を持たせ、部下の実行に対する責任感（アカウンタビリティ）を高めるために不可欠です。
アクションが完了していればその成果を承認し、もし未完了であれば「何がボトルネックになったか」をともに検討してください。単なる進捗報告で終わらせず、プロセスから得られた学びを共有することが、部下の成長スピードを加速させるカギとなります。
3.アジェンダの対話と深掘り
事前に共有されたメインアジェンダに基づき、本質的な課題の深掘りをおこないます。
ここでは、上司がすぐに解決策を提示するのではなく、問いかけを通じて部下自身の気づきを引き出す「鏡」のような役割に徹してください。なぜなら、上司が答えを与え続けると、部下は次第に「指示を待てばいい」という受動的な思考に陥ってしまうからです。
自ら考え、答えを導き出すプロセスを支援することこそが、1on1を通じて自律自走できる人材を育てる最短ルートとなります。
たとえば、業務の遅れが課題の場合、いきなり「〇〇という手法で解決しよう」と指示するのではなく、「今回の遅れについて、一番のボトルネックはどこにあると感じている？」と問いかけてみてください。
このように部下自身の視点を引き出すオープンクエスチョンを投げかけることで、本人の内省が深まります。
4.ネクストアクションの決定と次回予約
最後は、次回の1on1までに「誰が何をすべきか」という具体的なネクストアクションを決定して締めくくります。対話だけで終わらせず、具体的な行動に落とし込むことが、1on1を成果に直結させるためのカギです。
決まったアクションは議事録としてその場でメモに残し、次回の実施日時を予約してから終了してください。
次回の予定をその場で押さえることで、1on1の形骸化を防ぎ、継続的な支援体制を確かなものにできます。
1on1の準備は「仕組み化」がカギ！属人化を防ぎパフォーマンスを最大化しよう
1on1の準備を毎回上司のスキルや記憶力に頼るのは限界があります。特に複数の部下を抱えるマネージャーにとって、1人ずつ準備をおこなうことは大きな負担となり、継続のハードルを上げかねません。
「ミキワメ マネジメント」を活用すれば、こうした準備のプロセスを劇的に効率化できます。
- AIによるアジェンダ提案：部下の性格特性や直近のコンディションデータに基づき、最適な問いかけをAIがレコメンド
- 性格に合わせた接し方のガイド：事前のマインドセットを「仕組み」として提供
- 自動要約と振り返り：議事録の作成や前回の振り返りを自動化し、準備時間を最小化
このように、テクノロジーで準備の「型」を作ることで、上司の経験値に関わらず、部下や組織全体のパフォーマンスを最大化できます。
従来の属人的なマネジメントから脱却し、データに基づいた質の高い1on1の実施を仕組み化・定着させていきましょう。
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