労働者名簿とは？記載事項や保存期間・管理方法などを解説

労働者名簿とは、従業員に関する情報をまとめた書類です。人事・労務における重要性が高く、記載事項や保存期間などが細かく定められています。

従業員を雇用している会社は、労働者名簿の正しい作成・管理が必要不可欠です。本記事では、労働者名簿について、押さえておきたいポイントを解説します。

労働者名簿とは
- 労働基準法で義務付けられた書類のひとつ
労働者名簿の対象者
労働者名簿の記載事項
労働者名簿の管理について
労働者名簿に関するその他の注意点
- 企業ごとではなく事業場ごとに作成が必要
- 個人情報のため扱いに注意
労働者名簿を作成しなかった場合どうなる？
まとめ

労働者名簿とは

はじめに、労働者名簿の概要や記載が必要な対象者について解説します。

労働基準法で義務付けられた書類のひとつ

労働者名簿とは、会社が雇用している従業員に関して、必要な情報をまとめた書類です。労働基準法第107条によって、作成・管理が義務付けられています。

会社および事業場の規模に関係なく、従業員の雇用をしているすべての会社で作成が必要です。記載が必要な事項は細かく定められており、漏れなく正確に記載しなければなりません。

なお労働者名簿は、労働基準法によって義務付けられた法定三帳簿のひとつです。法定三帳簿はほかにも、賃金台帳、出勤簿が当てはまります。

参考:労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう

労働者名簿の対象者

労働者名簿は雇用形態に関係なく、原則としてすべての従業員について作成が必要です。正社員・契約社員・パート・アルバイト、いずれの場合でも作成します。

ただし日雇い労働者については、労働者名簿の作成義務がありません。日雇い労働者と会社は日々契約を結ぶ形態であるため、労働者名簿の対象外とされています。

ほかにも会社に属する・勤務する人のうち、労働者名簿の作成義務を判断しにくい形態について以下にまとめました。労働者名簿の対象をおさえ、漏れなく作成しましょう。

代表者・役員
代表者や役員は、労働基準法における労働者には当てはまらず、労働基準監督署の調査対象外です。ただし社会保険事務所による調査では対象となるため、労働者名簿の作成が必要です。
派遣社員
派遣社員の雇用元・賃金支払元は派遣会社です。したがって派遣先である自社の労働者名簿に記載する必要はありません。
出向中の従業員
出向の形態によって労働基準法の必要有無が変わります。在籍出向の場合は、出向元・出向先の両方で労働者名簿の作成が必要です。一方で転籍出向の場合には、出向元とは雇用関係がないため、出向先でのみ労働者名簿を作成します。

労働者名簿の記載事項

労働者名簿に記載が必要な事項は以下のとおりです。

労働者の氏名・生年月日・性別
住所
業務の種類
雇入れ年月日
退職や死亡の年月日および事由
履歴

なお労働者名簿の様式はとくに規定がなく、必要事項が漏れなく記載されていれば書き方や順番は自由です。ただし厚生労働省や労働局のホームページから書式のダウンロードができるため、そちらを利用すると便利です。

参考：労働者名簿

労働者の氏名・生年月日・性別

労働者の氏名・生年月日・性別は、戸籍通りに記載します。婚姻・離婚などの理由で戸籍上の姓が変われば、その都度変更が必要です。

業務を旧姓で行なっている場合でも、労働者名簿には戸籍上の氏名を記載しなければなりません。

住所

住民票に記載されている住所と実際に住んでいる場所が違う場合、住んでいる場所の住所を記載します。労働者名簿に記載されている住所をもとに、交通費の支給を行うのが一般的です。

転居により住所が変われば、その都度労働者名簿の修正を行います。

業務の種類

労働者が従事する業務の種類や内容です。「営業」や「大工」など、大まかな内容を記載します。

なお労働者が30人未満の場合には、必須事項ではありません。一人の労働者が複数の業務を行うケースが多いため、業務の記載を省略できます。

雇入れ年月日

雇入れ年月日は、採用した日・雇用が決定した日ではなく、雇用が開始された日を記載します。たとえば2022年5月15日に採用を決定し、同年6月1日に入社した場合、2022年6月1日が雇入れ年月日となります。

労働者名簿に記載されている雇入れ年月日を基準に、有給休暇の発生日が決定されます。

退職や死亡の年月日および事由

離職が発生した場合、発生した年月日および事由の記載が必要です。

自己都合による退職の場合はとくに問題ありませんが、死亡や解雇による離職の場合、事由の内容に注意しなければなりません。死亡理由が労災にあたるか、雇用が正当なものかといった判断基準となります。

履歴

異動や昇進などの履歴を記載します。記載内容および範囲について、法律上の明確な規定はありません。原則として社内での動きに関する履歴、必要に応じて最終学歴や自社以外の職歴についても記載します。

参考：労働者名簿とは？書式や保存期間に注意点までまとめて解説 | 経営者から担当者にまで役立つバックオフィス基礎知識 | クラウド会計ソフト freee

労働者名簿の管理について

労働者名簿は法定帳簿として、適切な管理が必要です。管理にあたり押さえておくべき3つのポイントを見ていきましょう。

保存期間
管理方法
内容の変更があった場合の対応

保存期間

労働者名簿は対象の従業員が離職した後も、起算日から3年間は労働者名簿の保存が必要です。保存期間は労働基準法第109条で明確に定められています。

起算日とは、実際に離職となった日です。たとえば9月15日に退職の申し出があり、9月30日に退職した場合、9月30日を起算日として扱います。記載事項のひとつである雇入れ年月日と同様、退職が決定した日ではない点に注意しましょう。

なお、法定三帳簿である賃金台帳・出勤簿も、同様に3年間の保存が必要です。賃金台帳は記入した日から、出勤簿は最後に出勤した日から数えます。

管理方法

労働者名簿の管理方法に明確な規定はありません。対象者全員について必要事項が適切に記載されており、保存期間をしっかり守っていれば、管理の仕方は自由です。

書面ではなく電子データでの保存もできます。ただし、電子データを用いる場合、以下の点に注意が必要です。

労働者名簿としての必要事項を明記する
労働者名簿をすぐに確認できるよう、画面に表示もしくは書面で印刷するための装置を設置する
労働基準監督官による調査の際、必要に応じて直ちに提出できるような設備を用意する

作成・保存自体は電子データで行うとしても、すぐにプリントアウトして書面化できる仕組みを整える必要があります。

内容の変更があった場合の対応

労働者名簿の内容は、常に最新の状態を保ちます。すなわち記載事項の変更事由が生じたら、速やかな修正・反映が必要です。

変更が生じやすい点として、氏名（婚姻・離婚など）や住所があげられます。氏名は戸籍と同じ内容、住所は住んでいる場所を正しく記載してください。

変更事由を反映する明確な期限は定められていません。ただし、労働基準法施行規則において「遅延なく更新」と記載されており、古い内容のままでは、調査が入った際に指摘を受ける可能性が非常に高いです。

調査対策としてはもちろん、人事労務に関する業務を適切に遂行するためにも、労働者名簿の変更は迅速に行いましょう。

労働者名簿に関するその他の注意点

そのほか、労働者名簿の作成や管理を行う際には以下の点にも注意が必要です。

企業ごとではなく事業場ごとに作成が必要
個人情報のため扱いに注意

企業ごとではなく事業場ごとに作成が必要

労働者名簿は企業ごとではなく、事業場ごとに作成が必要です。

事業場とは文字通り、事業が行われている場所を意味します。労働基準法においては、組織上、ある程度の独立した状態で業務が行われている場所・単位を表します。事業場の具体例は以下のとおりです。

支社
営業所
工場
店舗

たとえば本社のほか、5箇所の営業所を有する企業の場合、各営業所に従業員が所属しているのであれば、それぞれ労働者名簿を作成し、各所内で管理が必要です。企業全体における人事労務の役割を本社が担っている場合でも、労働者名簿の集約はできない点に注意しましょう。

基本的には同じ場所で事業・作業を行っていれば、ひとつの事業所として扱われます。ただし同じオフィス内に複数の会社がある、労働状態が明確に異なるなどの理由があれば、場所が同じでも別の事業場としてカウントされます。

個人情報のため扱いに注意

労働者名簿に記載されている内容は個人情報のため、扱いに厳重な注意が必要です。

労働者名簿に限らず、個人情報を扱う場合は以下のポイントを確認しましょう。

個人情報を集める際は必ず本人の同意を得る
個人情報は、履歴書をはじめとした各種書類で収集できるケースがほとんどです。労働者名簿の作成が義務付けられているとはいえ、本人の同意なく勝手に調査や収集を行うことは控えましょう。
記載されている内容の使用範囲を明確化する
個人情報が必要以上に拡散される事態が起きないよう、労働者名簿に記載された内容の使用範囲を明確化、もしくは制限する必要があります。閲覧できる権限を、役員や人事労務担当者のみに限定するケースが多いです。

個人情報の扱いについては、個人情報の保護に関する法律によって細かな規定がされています。悪用やトラブルを防ぐため、しっかりとルールを定めたうえで労働者名簿を管理しましょう。