フリーアドレスとは？メリット・デメリット、導入ポイントや企業事例を解説

フリーアドレスとは、社員が自由に席を選んで働くワークスタイルのことです。フリーアドレスの導入により、オフィスの有効活用や業務効率化が期待されますが、運用がうまくいかないケースも見受けられます。

本記事では、フリーアドレスのメリット・デメリットと導入ポイントについて解説します。また、フリーアドレスの導入に成功した企業の事例も紹介します。

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、オフィスで社員一人ひとりに固定の席を割り当てず、空いている席や共有スペースを使って働くワークスタイルを指します。フリーアドレスの導入によって、社員がその日の予定にあわせて柔軟かつ効率的に業務を進めることができます。

なお、フリーアドレスは和製英語で、アメリカでは同様のコンセプトを「ノンテリトリアルオフィス」「シェアードオフィス」「ホテリングオフィス」などと呼びます。

参考：フリーアドレスとは – コトバンク

フリーアドレスの変遷

フリーアドレスは、1980年代に日本の大手総合建設会社である清水建設がはじめて導入した制度です。以降、オフィスのスペースを有効活用し、コストを削減することを目的として、多くの企業がフリーアドレスを導入するようになりました。

しかし、当時はまだパソコンや固定電話などの機器が大型であり、書類のペーパーレス化も進んでいなかったため、フリーアドレスを導入しても自由に座席を選んで仕事をすることが難しく、定着には至りませんでした。この時期のフリーアドレスのことを「フリーアドレス1.0」と呼びます。

その後、ノートパソコンやタブレット端末、携帯電話などが普及し、物理的な障壁がなくなるとともに、チャットやビデオ通話を通してどこでも情報を共有できるようになったため、再びフリーアドレスが注目されるようになりました。この現在のフリーアドレスのことを「フリーアドレス2.0」と呼びます。フリーアドレス2.0では、コストの削減のみならず、社員の柔軟な働き方を実現することも目的としています。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスを導入するメリットは、以下の通りです。

オフィスを有効活用できる
業務を効率化できる
コミュニケーションの活性化につながる

それぞれ詳しく紹介します。

オフィスを有効活用できる

まず、フリーアドレスを導入することでオフィスを有効活用できるようになります。

一般的なオフィスでは社員一人ひとりに個別の席が割り当てられているため、日中外出する社員が多いとデスクの稼働率が低くなってしまいます。しかし、フリーアドレスの導入によって、無駄なデスクを用意する必要がなくなり、オフィスのスペースを削減することができます。

また、個別の席があるとデスクの上に書類が置きっぱなしになりがちですが、フリーアドレスでは個人のロッカーなどに収納する必要があるため、オフィスを常に綺麗な状態に保つこともできます。

業務を効率化できる

また、フリーアドレスの導入によって社員の業務効率化も期待できます。

例えば、個別の席があるとミーティングの際に自席を離れる必要がありますが、フリーアドレスならその場に集まって打ち合わせをすることができます。

さらに、異なる部署の社員と近くの席に座ることで、スムーズな情報共有や意見交換ができるため、業務の生産性を高めることも可能です。

コミュニケーションの活性化につながる

なお、フリーアドレスの導入はコミュニケーションの活性化にもつながります。

毎日決まった席で業務を行うと、同じ部署やチームの社員との会話が多くなりがちですが、フリーアドレスの導入によって、他部署の社員とも会話する機会が増えます。

部署やチームの垣根をなくし、さまざまな人と接点をもつことで、新たなアイデアの創出につながる可能性もあります。

フリーアドレスのデメリット

一方、フリーアドレスには以下のようなデメリットもあります。

導入コストがかかる
誰がどこにいるのか把握しづらい
座席が固定されてしまう
社員の集中力が持続しづらい

それぞれ詳しく紹介します。

導入コストがかかる

まず、フリーアドレスを導入する際には、以下のようなコストがかかります。

オフィスのレイアウト変更にかかる工事費用
社内ネットワークの構築費用
個人用ロッカーの設備費用

フリーアドレスが定着すれば、オフィスの有効活用による長期的なコスト削減が見込まれますが、定着しなかった場合、これらの導入コストが無駄になってしまいます。

誰がどこにいるのか把握しづらい

また、誰がどこにいるのか把握しづらいというデメリットもあります。

個別の席があれば、コミュニケーションを取りたい相手をすぐに見つけることができますが、フリーアドレスの場合、相手がどこにいるのかを毎回見て回る必要があります。

同じ部署やチームの社員ですら、いつも近くに座っているわけではないため、すぐに話しかけられずコミュニケーションが減少するリスクもあります。

座席が固定されてしまう

さらに、誰がどこにいるのか把握しづらい点にやりづらさを感じた社員が、いつも同じ場所に座ることで、フリーアドレスを導入しているにもかかわらず、席が固定されてしまう恐れがあります。

座席が固定化されるとフリーアドレス導入前と同じ状態になり、業務効率化や社内コミュニケーションの活性化といったメリットを享受できなくなるため注意が必要です。

社員の集中力が持続しづらい

また、フリーアドレスの導入後は、社員の集中力が維持しづらい点もデメリットとして挙げられます。

フリーアドレスを導入していれば、共有スペースを利用して仕事を行うこともできますが、食事や仕事以外のコミュニケーションの場としても利用されているため、作業に集中できない可能性があります。

結果として、個別の席が割り当てられていたときよりも業務効率が低下する恐れがあるため、フリーアドレスに適したオフィスのレイアウトを事前に検討することが重要です。

フリーアドレスを導入するポイント

フリーアドレスを導入する際には、以下のポイントを押さえておくことで失敗を避けられます。

導入目的を明確化する
導入に適した部署を選定する
オフィスのレイアウトを設計する
運用ルールを決定・周知する

それぞれ詳しく解説します。

導入目的を明確化する

まず、フリーアドレスの導入目的を明確化する必要があります。同時に、導入後どのようなメリット・デメリットが生じるかもシミュレーションしておくとよいでしょう。

導入に適した部署を選定する

次に、フリーアドレスの導入に適した部署を選定します。

フリーアドレスは、すべての部署に適しているとは限りません。例えば、外出する機会の多い営業部門や、打ち合わせの多いマーケティング部門などは、フリーアドレスに適しているといえますが、定型業務の多い管理部門や、固定電話で顧客とやりとりをするオペレーション部門などは、座席が固定されているほうが仕事がしやすい可能性があります。

そのため、いきなり全部署にフリーアドレスを導入するのではなく、導入に適した部署をあらかじめ選定するようにしましょう。