企業にて休職者が出ると、業務が滞り生産性の低下につながります。また、休職者への対応を適切に行わなければ、労使トラブルに発展してしまうケースもあるでしょう。企業の労務担当者は、あらかじめ休職に関する基礎知識を身につけておかなければなりません。
この記事では、休職者が出やすい職場環境の特徴、社員のメンタルヘルスの不調による休職に際して企業側がとるべき対応、休職者を出さないために企業ができる対策について解説します。
休職とは？
休職とは、企業に雇用されている従業員の病気、けが、その他の自己都合により、雇用契約を維持したまま仕事を長期間休むことです。
企業が休職制度を採用している場合にのみ休職が認められ、労働の義務が免除されます。ただし、事前に申請をしなければなりません。
ここからは休職の種類や、よく似た言葉である欠勤・休業との違いについて解説します。
休職の種類
代表的な休職の種類には、次のようなものがあります。
私傷病休職
業務外の病気・けがを理由とした休職です。最も一般的な休職理由であり、多くの企業において認められています。協会けんぽや健康保険組合から、傷病手当を受け取れるケースもあります。
ただし、業務による病気・けがの場合や、職場環境に起因する病気の場合は、労災扱いとなる点に注意が必要です。労災に認定されると、労災保険から治療費や給付金が支給されます。
事故欠勤休職
病気・けが以外の理由で、就労できなくなった場合の休職です。たとえば、刑事事件の容疑がかけられて、逮捕・勾留されたケースなどが該当します。
留学休職
海外への留学を理由とした休職です。事業をグローバル展開している企業などでは、就業規則で留学休職を認めているところがあります。
自己都合による休職
従業員本人の希望による休職です。ボランティア、家事従事などを行う場合が該当します。留学休職は、自己都合による休職に含まれる場合もあります。
企業によって、認めている休職の種類は異なるほか、休職制度を設けていないケースもあります。
休職と欠勤・休業との違い
休職と似た言葉に欠勤や休業がありますが、意味は異なります。
欠勤とは、従業員が自己都合により、労働義務が課せられている日に休むことです。たとえば、有給休暇消化後に突発的な体調不良で休んだ場合などが該当し、無給であることが一般的です。
休業とは、会社の制度や事情により休むことです。制度による休みには、法律に基づいた育児休業・介護休業などが該当します。会社の事情による休みとは、業績不振、災害、設備の故障などによる休業です。
休職者が出やすい職場環境の特徴
休職者が出やすい職場環境の特徴は、以下の3つです。
- 業務量が過剰である
- 業務の達成感を得にくい
- コミュニケーションが乏しい
それぞれについて解説します。
業務量が過剰である
業務量が過剰で長時間労働が続くと、ストレスの発生につながり、肉体面・精神面の健康を悪化させるため、休職者が出やすくなります。
休職者を出さないためには、業務フローを効率化したり、労働時間を適切に管理したり、人員配置を見直したりして、個々の従業員の業務負担を軽減しなければなりません。
また、有給休暇を取得しやすい環境づくりを推進することでも、従業員の心身をリフレッシュさせ、健康増進につながるでしょう。
業務の達成感を得にくい
業務の達成感を得にくい職場においては、従業員のモチベーションが低下するため休職につながる可能性があります。
年功序列の慣習が強く残っている企業では、優秀な従業員が評価されず、達成感を得られていないかもしれません。
努力して成果をあげた従業員が正当に評価され、納得できる評価制度を設計することで、モチベーションが向上するでしょう。
コミュニケーションが乏しい
職場におけるコミュニケーションが乏しいと、上司や同僚に相談しにくく、業務上の困難が発生しても自分でなんとか解決しようとしてしまうでしょう。
その結果、勤務中に孤独感を覚えるようになり、メンタルヘルスの不調、ひいては休職者の発生につながります。
また、生産性が低下して残業が増えることで、肉体面・精神面の健康を悪化させてしまい、休職の原因となるかもしれません。
社員のメンタルヘルスの不調による休職に際して企業側がとるべき対応
社員のメンタルヘルスの不調による休職に際して企業側がとるべき対応は、以下の4つです。
- 診断書を提出してもらう
- 従業員との面談を行う
- 休職中も休職者とコンタクトを取る
- 復職を検討する
それぞれについて、順を追って解説します。
診断書を提出してもらう
社員がメンタルヘルスの不調により休職を申し出てきた場合には、産業医・主治医による診断書を提出してもらいましょう。就業規則には「休職に際して診断書を提出すること」と記載されているのが一般的です。
診断書に記載されている項目は、病名や治療のために仕事を休むべき期間などです。まだ受診していない場合には、早めに受診するよう従業員に伝える必要があります。
従業員との面談を行う
診断書を受け取ったら、従業員との面談を行います。診断書と医師の意見に基づき、休職の内容について話し合いましょう。産業医がいる場合は、面談に参加してもらうこともあります。
面談では休職の条件を確認します。具体的には、就業規則で認められている休職期間、休職中の給与、休職中の社会保険料の徴収方法などです。
休職中も休職者とコンタクトを取る
休職中にも、月に1～2回程度、休職者とコンタクトを取りましょう。復帰を見据えて業務に関する情報を共有したり、休職者の健康状態などを確認したりするためです。
また、孤独を感じている休職者に企業として支援していることを示し、安心してもらう効果もあります。
ただし、頻繁に連絡を取りすぎると、かえって負担を感じさせてしまうため注意が必要です。早く復帰するように促すことも、プレッシャーを与えてしまうため避けましょう。
復職を検討する
休職することによって、社員のメンタルヘルスの不調からの回復が見えてきたら、復職を検討しなければなりません。
復職が可能であることを示す、産業医・主治医による診断書を提出してもらいます。そのうえで産業医とともに面談を行い、復職できるかどうかの判断をしましょう。
復職可能であれば、復職日を決定し、復職後の配置準備を進めます。
休職者を出さないために企業ができる対策
休職者を出さないために企業ができる対策は、以下の3つです。
- ストレスチェックを実施する
- 従業員が相談しやすい環境を作る
- メンタルヘルス不調のサインを見逃さない
それぞれについて解説します。
ストレスチェックを実施する
ストレスチェックを実施すると、従業員自身がメンタルヘルスの不調に気づき、早期にセルフケアを施せます。
また、企業がストレスチェックの集団分析をすることで、ストレスを抱えた従業員が多い部署を把握できるでしょう。
組織の課題が明らかになるため、メンタルヘルスの不調を防止する対策を講じやすくなります。従業員が安心して働けるように、職場環境を改善して生産性を向上させることもできます。
従業員が相談しやすい環境をつくる
従業員が相談しやすい環境をつくることで、メンタルヘルスの不調を感じた従業員は、ストレスを一人で抱え込まずに済むでしょう。
具体的には、相談窓口を設置したり、定期的に個別面談を行ったりする方法が有効です。問題を共有し、早期に対処できる可能性があります。
社内で相談を受ける体制づくりが難しい場合は、外部サービスを導入し、社外に窓口を設置することも可能です。社内では話しにくい相談も、社外であればしやすいメリットもあります。
メンタルヘルス不調のサインを見逃さない
休職者を出さないためには、従業員のメンタルヘルス不調のサインを、上司が見逃さないことも重要です。
本人が不調の兆候を感じて相談窓口に行ければ、早期発見・対処につながるできるでしょう。ただし、自覚症状がないケースもあるため、周囲の人がメンタルヘルス不調のサインに気づく必要があります。
メンタルヘルスの不調を示す代表的なサインは次のとおりです。
- 遅刻・早退・欠勤が増えた
- 仕事のスピードが落ちた・ミスが増えた
- 不機嫌になった
- 無関心になった
- 頭痛や胃痛などが頻繁に起こる
- 身だしなみが乱れてきた
これらのサインに気づいた場合は、従業員に心配していることを伝え、話を聞いてみましょう。また、状況に応じて産業医を受診することや、相談窓口に行くことを促しましょう。
休職者対策を行って安心して働ける職場環境を整備しよう！
休職者を出さないために企業ができる対策には、ストレスチェックを実施する、従業員が相談しやすい環境をつくる、メンタルヘルス不調のサインを見逃さない、などがあります。休職を防ぐには、支援を求めている社員を可視化することが重要です。
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