退職代行サービスとは、従業員の退職意思を、専門の業者が代理で会社に伝えるサービスです。この記事では、退職代行サービスの特徴や仕組み、利用された際の企業の対応方法について紹介します。
退職代行とは？
退職代行とは、従業員の代わりに勤務先へ退職の意思を伝えるサービスです。本来であれば、退職はお金をかけずにできるものですが、自分で退職の意思を伝えるのが難しい状況にある人は少なくありません。
職場の雰囲気が悪くて退職を言い出しにくい、退職の意思を伝えると上司からの引き止めを受けるなど、会社に行くこと自体が大きなストレスとなっているケースもあるでしょう。こうした状況にある人たちに、退職代行サービスは利用されています。
退職代行の3つのタイプ
退職代行サービスは弁護士事務所・退職代行ユニオン・民間の退職代行サービスに区分され、その形態により会社側が取るべき対応が異なります。
それぞれの特徴についてみていきましょう。
弁護士事務所
弁護士事務所は会社側とスムーズに交渉ができない人や、会社に行きたくない人の依頼を受け、日程調整や引き継ぎの交渉などを行います。これらは弁護士資格をもつ者のみが行える行為です。
退職代行ユニオン
退職代行ユニオンは、労働組合のない小規模企業の労働者が加入できる外部の労働組合で、雇用形態にかかわらず加入できます。
退職代行ユニオンは団体交渉権をもち、退職日の調整や未払いとなっている賃金の支払いに関する請求などの直接交渉が可能です。ただし、交渉が決着せず裁判に発展した場合、弁護士のように代理人としての活動はできません。
民間の退職代行サービス
民間の退職代行サービスは、企業が提供するサービスの一環として退職代行を行っています。
民間の退職代行サービスができるのは、依頼者に代わり退職届を提出することのみです。弁護士事務所や退職代行ユニオンのように、依頼者の代わりに会社との交渉はできません。
退職の意思表示をされたら基本的には受け入れるべき？
退職代行サービスを利用して退職意思を伝えられた場合、基本的には拒否できませんが、例外もあります。
非弁行為の場合は拒否できる
従業員の行為が非弁行為に該当する場合、退職を拒否できます。たとえば、弁護士資格をもっていない人に退職の手続き自体の代行を依頼するケースなどが該当します。
法律を順守している場合は拒否できない
法律を順守している場合は、原則として手続きを進める必要があります。民法による解約申し入れの規定には、無期雇用契約の場合、従業員はいつでも解約の申し入れができますが、その後2週間が経過しなければ雇用契約は解消されないとあります。
有期雇用に関しては状況による
有期雇用契約の場合、解約申し入れのルールは状況によって異なります。民法では、6か月以上の期間にわたる有期雇用契約がある場合、解約の申し入れは通常3か月前とされています。
退職代行を利用された企業の対処方法
労働者が退職代行を通じて退職を通知してきた場合、企業が行うべき対処方法は以下のとおりです。
1. 労働者本人の依頼かどうか確認する
まず退職代行業者に対して、労働者本人からの依頼であるかどうかを確認しましょう。労働者本人からの依頼でない場合、退職通知は無効です。
無効な退職通知を受け取り、労働者を退職扱いにすると、トラブルの発生につながりかねません。労働者本人からの依頼であることを確認するには、委任状や本人の身分証明書の写しを提示してもらう方法があります。
2. 退職に関するルールと手続きを確認する
退職通知に対して適切な処理を行うには、労働者の退職に関する規則と手続きの確認が不可欠です。
退職の条件については、民法の規定を参照しましょう。無期雇用労働者には通常2週間前の通知が求められ、有期雇用労働者には契約満了時以外はやむを得ない理由が必要です。有期雇用労働者が退職条件を満たさない場合、合意に基づく退職を検討する必要があります。
また、一部の企業は就業規則で民法とは異なる通知期間を設定していますが、そのような規定の法的有効性には疑義が残る部分があります。企業としては、民法に従って退職を扱うことを想定して対処すべきです。
退職手続きに関しては、退職代行業者に必要な情報を提供する必要があります。社内規定や社会保険・雇用保険の取り扱いについて確認し、必要な手続きを明確にリストアップしましょう。
3. 退職届の提出と貸与品の返却手続きを案内する
退職手続きについての確認が完了したら、退職代行業者に必要な手続きを伝えます。退職の意思があることを確実に把握するために、退職届を必ず提出させましょう。また、会社から貸与している物品などがあれば、その返却手続きについても指示を出してください。
さらに、以下の書類は退職する労働者に交付する必要があります。退職代行業者が労働者から受領権限を委任されている場合は、これらの書類を退職代行業者に渡しましょう。
- 源泉徴収票
- 雇用保険被保険者票
- 退職証明書（要求があった場合に限る）
- 離職票
- 健康保険資格喪失証明書 など
4. ほかの労働者の配置転換で欠員を補う
従業員が退職して欠員が出たら、ほかの従業員の異動などを通じてその空席を埋める必要があります。
ポジションや業務の性質と、各従業員の能力や適性を考慮して、適切な業務配置を検討しましょう。
退職代行を利用された場合の注意点
企業が退職代行サービスを利用された際に留意すべき点を解説します。
民間の退職代行業者との交渉に応じない
民間の退職代行業者との交渉が退職金や退職日などに及んだ場合、簡単に交渉に乗るべきではありません。本人の代理人として交渉できるのは弁護士に限られるためです。
弁護士以外は、基本的に退職意思を伝える以上のことはできないため、交渉に応じる必要はありません。
本人が対話を拒否する場合は無理強いしない
退職を希望する本人ではなく、退職代行サービスからの予期せぬ連絡に怒りを感じる方もいるかもしれませんが、冷静に対処しましょう。怒声をあげることなどは避けるべきです。
退職希望者に圧力をかけない
退職希望者に対して圧力をかけることはせず、本人の退職意向を尊重してください。退職代行サービスを利用する際には、本人が強い意志をもっているため、気持ちが変わることはまずありません。
悪い噂が流れないように対応する
退職を阻止したり、圧力をかけたりすると、口論にならずとも企業に悪評をもたらすおそれがあります。現代は情報が簡単に拡散される時代です。悪い評判が広まれば、取引先の信頼を損なったり、新たな人材の確保が難しくなったりするかもしれません。
損害賠償請求は基本的に認められない
従業員が突然退職意思を示したことで業務が滞って損失が生じた場合、企業は損害賠償の請求を考えるかもしれません。しかし、従業員は辞職の自由が法的に認められているため、企業の勝訴は難しいでしょう。
むしろ従業員が退職代行サービスを利用して辞めた場合、パワーハラスメントや過重労働などの問題がある可能性があり、そちらが指摘されるリスクがあります。
有給休暇を消化させる
労働基準法によると、雇入れから6か月以上勤務し、労働日の8割以上を出勤した従業員には、継続または分割して10日間の有給休暇を与える必要があります。従業員は有給休暇を取得する権利をもっているため、拒否は法令違反です。
2週間以上の有給休暇が残っている場合、退職代行サービスから、この有給休暇を利用して即日退職の手続きをするように要求されることがあります。会社としては、従業員が有給休暇を取得する権利を尊重し、その申し出に対応しなければいけません。
退職代行を利用する人の特徴
退職代行サービスを利用する可能性が高い人物の特徴は以下のとおりです。過去の経験や転職歴などは、採用時の選考プロセスで注意深く確認しましょう。
退職の意思を伝えづらい職場環境にいる人
職場でのコミュニケーションが困難であるケースや、職場の雰囲気が悪く直接退職を伝えることが難しいケースです。
パワハラやほかの精神的苦痛を感じている人
職場でトラブルや精神的な負担を抱えており、退職を伝えることに心理的な抵抗を感じる人々です。
問題行動を起こしてしまう人
これまでに何らかの問題行動を起こしており、職場での人間関係が悪化している人々です。
過去に退職代行サービスを利用したことがある人
過去に同様のサービスを利用した経験がある人は、再度そのサービスを利用する可能性があります。
転職回数が多すぎる人
転職を何度も経験しており、安定した職場環境を得るのが苦手な人々です。
退職代行に関連したトラブル
従業員による退職代行サービスの利用により、企業が予期せぬ問題に直面するケースがあります。以下に、トラブルが起こりやすいケースを紹介します。
従業員本人が依頼していない場合
従業員が退職の意思をもっていないにもかかわらず、別の人物が退職代行サービスに依頼して手続きを進めることがあります。企業がこのようなケースを見逃してしまうと、従業員が不利益を被りかねません。企業担当者は事実確認をしっかりと行う必要があります。
非弁行為がある場合
弁護士資格をもっていない退職代行業者が、代理人として退職手続きを進める行為は非弁行為にあたります。企業側はこのような非弁行為を認めないよう、代行業者の資格と依頼者の意思の確認が必要です。
未消化の有給休暇が残っている場合
退職を希望する従業員に未消化の有給休暇が残っている場合、取得できるように手続きを取る必要があります。感情面から有給休暇を取得させずに退職を受理すると、労働基準法に違反するおそれがあるため注意が必要です。
退職代行を利用されないための対策を講じよう！
退職代行は、会社に直接退職の意思を伝えることが難しい従業員が代行業者に依頼し、会社との退職交渉を行うプロセスです。
法律上、退職は従業員の権利であり、会社は原則拒否できません。そこで、退職代行サービスを利用する人の傾向を把握し、適切な対策を講じていきましょう。
また、そもそもですが退職に至る前に、従業員の状況を普段から把握しておくことが対策になります。
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