OJTとは、現場での実務を通じ、新入社員へ業務に必要なスキルを習得させる教育法です。一般的にはマンツーマンでの指導となるため、指導役であるトレーナーの力量によって成果に差が出ます。
OJTの成果を高めるためには、トレーナーのスキルアップに加え、人事担当者による教育計画の策定や適切なトレーナーの選定が重要です。
今回の記事では、OJT教育を成功へと導くためにトレーナーや人事担当者が注意すべきポイントを解説します。OJTを教育に取り入れているものの、思うように成果が出ないとお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
OJTとは
OJT（On-the-Job-Trainig）とは、実際の業務を行うなかで必要なスキルを身につける育成手法です。一般的には、上司や先輩が教育担当者（トレーナー）となり、教育を受ける側（トレーニー）をマンツーマンで指導します。
OJTは実践形式で進めるため、即戦力となる人材の早期育成が可能です。トレーニーの適性に合わせたきめ細やかな教育により、トレーニーのモチベーションを高められる点もメリットです。
OJTのメリットや方法、効果を上げるためのポイントは以下の記事で詳しくご紹介しています。
OJTにおけるトレーナーの役割
OJTにおけるトレーナーの役割は、単なる指導役ではありません。トレーニーの適性を理解し、価値観や意見を尊重しつつ、目標達成をサポートする姿勢が求められます。
また、対話を通じてトレーニーが主体的に考えて行動できるよう促したり、メンタル面のケアをしたりすることもトレーナーの大切な役割です。
OJTにおけるトレーナーの主な役割をご紹介します。
ガイド
トレーナーはガイド役として進行をサポートする役割を担います。業務の目的や背景を説明して全体像をイメージさせ、具体的な作業プロセスを教えます。
トレーニーは0から業務に取り組むため、何から始めればよいのか、どのような点に注意するべきか悩んでしまうことも少なくありません。トレーニーが進むべき道筋を明らかにし、主体的に学びを得られるようサポートすることも、トレーナーの大切な役目です。
モチベーター
トレーナーはモチベーターとして、トレーニーのモチベーション管理を行います。
経験の浅いトレーニーは失敗して自信を失ったり、環境になじめず孤立したりする場合があります。自信喪失や孤立感によりモチベーションが下がり、業務に対して前向きな姿勢をもてなくなるケースも少なくありません。
トレーナーは、常にトレーニーのパフォーマンスを確認し、必要に応じてメンタルケアをすることが重要です。
フィードバック
定期的にフィードバックを行い、現時点での評価と新たな目標設定を行うこともトレーナーの役割です。
教育の進捗状況を確認し、成果や課題を評価します。成果はしっかりと褒め、課題には具体的な改善点を提供するなど、建設的なフィードバックを行いましょう。
適切なフィードバックにより、トレーニーは現在の達成度と今後の目標を理解します。また、ポジティブな評価をもらうことで、モチベーションが上がる効果も期待できるでしょう。
問題解決とサポート
新入社員は慣れない業務のなかで、さまざまな問題や悩みにぶつかることがあります。トレーナーは、トレーニーが問題を解決できるようサポートする必要があります。
しかし、あくまでサポートにとどめなくてはなりません。トレーニーが主体的に考え、自分の力で壁を乗り越えられるよう、アドバイスやフィードバックを行うことが重要です。
OJTによる教育が失敗する原因
OJTは即戦力を育成するのに有効な教育法ですが、失敗すると効果が出ないだけではなく、トレーナーとトレーニー双方のモチベーション低下を招くおそれがあります。OJTによる教育が失敗する主な原因は以下のとおりです。
- トレーナーの力量が低い
- トレーナーとトレーニーの相性が悪い
- トレーナーの通常業務が圧迫される
- ハラスメント問題
それぞれ解説します。
トレーナーの力量が低い
OJTが失敗する要因の一つに、トレーナーの力量不足があります。
トレーナーの力量が低いと、適切な教育ができなかったり、自身の業務に集中してトレーニーを放置したりしてしまい、教育の遅延やトレーニーのモチベーション低下につながります。
トレーナーとトレーニーの相性が悪い
たとえ指導能力が高いトレーナーであっても、トレーニーとの相性が悪ければ教育の効果が落ちてしまうおそれがあります。
たとえば、性格や価値観が合わないトレーナーとトレーニーを組ませると、コミュニケーションに問題が生じ、双方にとってストレスとなってしまいます。
トレーナーの通常業務が圧迫される
トレーナーはトレーニーの教育を進めつつ、本来担当している業務も処理しなければなりません。OJTに時間をかけ過ぎると、本来の業務に支障が出てしまうため注意が必要です。
通常業務が圧迫される原因としては、トレーナーの指導力の低さや、トレーニーとの相性が悪いことによるコミュニケーション不足が挙げられます。また、マニュアルや教育計画の不備、周囲のサポート不足もトレーナーの負担を増やしてしまう要因です。
ハラスメント問題
教育を行うにあたって、トレーナーが直面する問題の一つがハラスメントです。トレーニーを感情的に叱責すると、パワハラやモラハラになってしまう場合があるため、指導法には注意しなければなりません。
加えて、注意され慣れていないトレーニーが、多少の指摘を「ハラスメント」ととらえて休職や労使トラブルに発展するケースも考えられます。
OJT成功のためにトレーナーが注意すべきポイント
OJTを成功させるためには、トレーナーが正しい方法でトレーニーをサポートする必要があります。
ただし、一方的に指導をするのではなく、トレーニーとコミュニケーションを取り、改善策の提示やモチベーションの維持に努めることが重要です。OJTを成功させるためにトレーナーがとくに注意すべき点は以下のとおりです。
- 褒め方・叱り方に注意する
- 1on1でフィードバックする
それぞれ詳しく解説します。
褒め方・叱り方に注意する
褒め方、叱り方に注意してトレーニーのモチベーションを管理することもトレーニーの重要な役割です。
トレーニーを褒めると自己肯定感が上がり、仕事への意欲がアップします。また、叱ることで行き過ぎた行動や誤った行動にストップをかけ、正しい方向へと導けるでしょう。
有効な褒め方、叱り方のポイントは以下のとおりです。
褒めるときのコツ
OJTにおいて褒めるタイミングは多々あります。
1つめのタイミングは「成果が出たとき」です。「顧客開拓を〇件達成できた」「電話営業で契約を取れた」など、実際に成果が出たときにはしっかりと褒めましょう。
2つめのタイミングは「成果を出すために努力をしているとき」です。たとえ数値的な成果が出ていなくても、プロセス自体を褒めることが重要です。
褒められることでトレーニーは「自分を見てくれている」という安心感をもてます。また、成果を出すために、さらに努力するようになるでしょう。
数値的な成果とは異なり、プロセスはトレーニーを注意深く見ていなければ評価できません。普段からトレーニーとコミュニケーションを取り、褒めるタイミングを見逃さないようにしてください。
3つめのタイミングは「なにかをしてくれたとき」です。成果やプロセスに褒める点がなくても、普段の行動において感心できる点があればこまめに褒めましょう。
「元気なあいさつでこっちもやる気が出るよ」「朝礼の準備をしてくれて助かったよ、ありがとう」など、小さなことでも褒めて感謝を伝えれば、トレーニーの意欲を高められます。
叱るときのコツ
叱るときにもっとも重要なのは、トレーニーの人間性を否定しないことです。「〇〇できないなんてだめな奴だ」という叱り方はトレーニーの尊厳を傷つけ、ハラスメントに該当する危険性があります。
また、冷静かつ端的に注意することも忘れてはなりません。長々と説教をしたり、声を荒らげたりするとトレーニーは委縮してしまいます。
「〇〇をするとミスにつながるので、△△の方法で業務を進めてください」など、してはいけない理由を添えて簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。
1on1でフィードバックする
1on1とは、トレーナーとトレーニーが1対1で行う対話形式の面談です。トレーナーとトレーニーがじっくりと話し合い、お互いの価値観や考えを共有する場として、導入する企業が増えています。
1on1を行うメリット
1on1を実施する最大のメリットは、心理的安全性を醸成できることです。集団での会議やミーティングでは、周囲の反応が気になり、思うように発言できない場合があります。
一方で、1on1はトレーナーとトレーニーだけの話し合いです。悩みや疑問点を安心して打ち明けられるため、不安感の解消につながります。
トレーナーにとってのメリットとしては、トレーニーの性格やコンディションを正確に把握できる点が挙げられます。トレーニーを深く理解することで、より良い教育につながるほか、適切なタイミングでメンタルケアができるため、休職や早期離職のリスク軽減も期待できるでしょう。
1on1で確認すべき内容
OJT中の1on1では、以下のような点を確認します。
- 教育計画の進捗状況
- トレーニーの強みや弱みの整理
- 課題解決のために今後取り組むべきこと
- トレーニーのコンディション
- チーム全体の目標やビジョン
面談ではトレーナーの一方的な指導となる傾向がありますが、1on1ではトレーニーが主役です。トレーナーはトレーニーの緊張を解き、本音を引き出せるよう工夫することが重要です。
1on1の適切な実施頻度や時間
1on1面談は短いスパンで定期的に実施しましょう。開催の頻度を下げると、いざ面談をする際に改まった雰囲気になりやすく、日常の疑問や悩みを話しづらくなります。たとえ短くても、じっくりと話し合う機会を頻繁につくることで関係を深められます。
開催頻度の目安は1週間〜1ヶ月に1回程度です。面談時間が長いとトレーナー、トレーニーともに負担がかかるため、15〜30分程度の短時間にとどめましょう。
OJT成功のために人事担当者が注意すべきポイント
OJTを成功させるためには、トレーナーの工夫や努力が必要不可欠です。しかし、トレーナーだけに教育を任せていると成果のバラつきが大きくなったり、トレーナーの負担となったりするおそれがあります。
ここでは、トレーナーの負担を軽減し、OJTの成果を高めるために人事担当者が行うべき施策をご紹介します。
- トレーニーの特性を把握する
- 適切な人選とトレーニングを実施する
- 定期的にOFF-JTを取り入れる
トレーニーの特性を把握する
トレーニーは一人ひとり性格や価値観が異なります。トレーニーのタイプを把握し、タイプに合った教育計画や教育方針をカスタマイズすることが重要です。
たとえば「理論よりまず実践から学びたい」と考えるトレーニーと、「まずは業務の目的や背景を理解してから実践したい」と考えるトレーナーでは教育方法が大きく異なります。
トレーニーの性格やストレス耐性、自立心の強さといった特性を把握し、教育計画に落とし込むことで、より個々人の適性に合った教育が可能となります。
適切な人選とトレーニングを実施する
トレーニーと相性の良いトレーナーを選ぶことも、OJT成功のために重要な施策です。
たとえ優秀な人材であっても、指導力があるとは限りません。トレーニーと考え方や価値観が合わず、コミュニケーション不足に陥る危険性もあります。トレーニーの特性を把握し、適切な教育を行えるトレーナーを選定しましょう。
また、選定したトレーナーに対してOJT研修やマインドセットを実施し、トレーナーとしてのスキルを習得させることで、より精度の高いOJTを実現できます。
定期的にOFF-JTを取り入れる
OFF-JTとは、セミナーや研修といった座学形式で、業務に必要な知識や技術を習得することを目的とした教育法です。
実践形式のOJTとは異なり、体系的かつ理論的な学びができるため、新しい視点や気づきを得られます。トレーナーのスキルに左右されやすいOJTに対し、トレーニー全員が均等な教育を受けられる点もメリットです。
OFF-JTを定期的に取り入れることで、OJTの理解度が向上します。双方のメリット・デメリットを把握して、自社のジャンルや業務内容に応じた組み合わせ方を考えましょう。
OJTとOFF-JTの違いや活用法についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
関連記事：OJTとOFF-JTの違いとは？メリットとデメリット、活用法についても解説
OJTでの教育を成功させるためにはトレーニーの適性把握が重要
OJTはトレーナーとトレーニーがマンツーマンで行う実践形式の教育法です。そのため、トレーナーの指導力やトレーニーとの相性で成果に差が出ます。OJTを成功させるためには、適切な教育を行えるよう、企業として対策を行わなくてはなりません。
具体的な対策としてはトレーナーのスキルアップに加え、トレーニーの適性を把握することが挙げられます。トレーニーの適性に合わせて教育計画を決定し、相性の良いトレーナーを選定することで、OJTの成果は大きく上がるでしょう。
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